Kindergarten-Organisation per App
Wenn von der Anmeldung der Kinder über die Abrechnung der Gebühren bis zum Nachweis der Masernimpfung alles in einer App ist, dann ist das gelungene Kita-Digitalisierung. Vor allem wenn an alle gedacht wurde: Eltern, Pädagogen und die Mitarbeiter der Verwaltung.
100 Mitarbeiter verteilt auf zwei Häuser mit insgesamt 17 Kindergruppen – das sind nur die nüchternen Fakten. Viel, viel mehr steckt hinter den beiden Kindertagesstätten in St. Leon Rot und Walldorf. Kinder ab 3 Monaten bis zum Eintritt in das Schulalter finden hier laut Website ein zweites Zuhause. Wer schon mal dort war, staunt: hier ist alles vom Feinsten. Turnhalle, Kletterwand und Wasserwelt bieten Erlebnis- und Entwicklungschancen für kleine Menschen, die alles andere als alltäglich sind.
Das trifft ab jetzt auch für die eingesetzte Software zu. Verwaltung und Abrechnung werden neuerdings per App erledigt. Eine riesige Erleichterung und kein Vergleich zu der veralteten Access-Datenbank, mit der bisher alle Verwaltungsaufgaben erledigt wurden. Und zwar mit all ihren Hindernissen und statischen Hürden: E-Mails konnten nur zu bestimmten Stichtagen versandt werden, Essen, Monatsbeitrag, Zuschüsse mussten händisch verwaltet und abgerechnet werden – ein Wust an sehr lästigen Einzelbuchungen. Spaß hat es schon gar nicht gemacht. Das ist jetzt komplett anders, bestätigen Frau Kleinbub und Frau Göbelbecker, beides die kaufmännischen Leiterinnen, die mit ihrem wertvollen Know-how das Projekt nach vorne bringen.
Vertragsabschluss online per App
Was alles einfacher ist? Das beginnt schon mit dem ersten Schritt: Die Eltern legen ihre Daten selbst per App an, Grundlage für die Verlosung der Kindergartenplätze, von denen 49% an Kinder von SAP-Mitarbeitern gehen. Das ist die Ausnahme der ansonsten auf Gleichbehandlung und Gemeinnützigkeit ausgelegten Kitas. Denn das „Haus der kleinen Hände“ und „Haus der kleinen Füße“ sind aus der SAP und der Dietmar Hopp Stiftung entstanden.
Gewissheit und Sicherheit für Notfälle
Erhalten die Eltern den Zuschlag, wird der Vertrag online abgeschlossen und per App um alle notwendigen Daten ergänzt. Darin geht es nicht nur um einfachere Abrechnungsmodi sondern um essentielle Fragen wie: Wer ist notfallberechtigt, darf also das Kind abholen, wenn die Eltern nicht da sind? Wer ist der Kinderarzt und wer darf im Fall einer Notfallunterbringung angesprochen werden? Die dazu hoch geladenen Fotos geben den Erziehern die Gewissheit, richtig zu entscheiden. Das ist total wichtig und gibt den Eltern große Sicherheit.
Automatisierte Abrechung berücksichtigt Besonderheiten
Zum Thema Abrechung: Auch die trägt deutlich zur Erleichterung bei. In den Kitas wird jetzt nur noch eine Datei gepflegt, Kontrolle und Übersicht über die einzelnen Gruppen erfolgt auf einen Blick und die Gebührenrechnung funktioniert in einem Rutsch. Dabei werden auch kompliziertere Vorgänge und Besonderheiten locker abgedeckt. Wenn sich zum Beispiel die Stadt und der Vater die Kita-Kosten zur Hälfte teilen, gleichzeitig der Vater das Essen alleine zahlt.
Welche für sie besonders lobenswerte Verbesserung die App brachte, kommentiert Frau Kleinbub vehement: „Eine? Es sind viele Erleichterungen!“
Und das, obwohl der Komfort noch größer werden wird. Im Jahr 2021 werden noch die Pädagogischen LeiterInnen, die Eltern und ErzieherInnen weitere Zugriffe auf die App bekommen für noch größere Transparenz und neue Möglichkeiten. Damit wird aus der Kita-App immer mehr eine Kita-Plattform werden.
