Gestern noch Ordner gewälzt – heute alles auf einen Blick
Weg mit der Zettelwirtschaft und zeitraubenden Telefonaten
Alles, was Sie in Smart4Kita erfassen und bearbeiten, ist zentral dem Kind und den Eltern zugeordnet. Sie müssen nicht in einzelnen digitalen Insellösungen die gewünschten Infos puzzleartig zusammensuchen sondern bekommen einen verlässlichen, strukturierten Zugriff auf alles was wichtig ist.
Stammdaten
Urlaub / Krank
Gruppenbuch
Bezugsperson
Abrechnung
Kommunikation
Stammdaten
Urlaub / Krank
Gruppenbuch
Bezugsperson
Abrechnung
Kommunikation
Statt x Programmen nur noch eins
Alles, was Sie brauchen, finden Sie auf einer einzigen Plattform. Sie ist die Zentrale, in der alle Daten liegen. Alles, was Sie an unterschiedlichen Programmen in Ihrer Kita benötigen, finden Sie dort. Auf diese Plattform wird von allen Anwender*innen per App zugegriffen. Jede*r sieht nur das, was er/sie sehen darf.
Vermissen Sie eine Funktion? Sprechen Sie uns an. Ihre Chance ist groß, dass wir sie für Sie einbauen.
- Verwaltungs-App
- Erzieher*innen-App
- Eltern-App
Vorteile Verwaltung
App statt Stress: Entlastung für Ihr Kita-Team
Mit Smart4Kita nehmen wir Ihnen einen Berg Arbeit ab. Vertragserstellung, Dienstpläne und Abrechnung – alles drin, was Sie brauchen.
- Auf Wunsch erledigen Sie bereits die Anmeldung und den Vertragsabschluss per App.
- E-Mails versenden Sie auf Knopfdruck an einzelne Eltern oder ganze Kita-Gruppen.
- Dienstpläne werden übersichtlich und erleichtern Ihnen in Kombination mit der Zeiterfassung die Personalplanung enorm.
- Die Abrechnung jeglicher Gebühren ist per App ein Klacks.
- Und das alles DSGVO-konform!
Vom ersten Krippentag bis zur Einschulung:
alles in einer App
Sicher
Total easy:
Vertragserstellung
Dienstplan
Zeiterfassung
Abrechnung
Ciao Zettelwirtschaft. Hallo Pinwand
Informieren Sie die Eltern über Feste, Essensplan, wichtige Termine
DSGVO-konform
Vorteile Erzieher*innen
Ein Blick in die App und Sie erlangen Sicherheit
Sind alle Kinder da? Welches wurde krank gemeldet und welches sollte schon längst da sein? Wer darf das Kind heute abholen? Ist das wirklich die Person, die sie ausgibt zu sein? Und wenn es mal brenzlig wird, haben Sie auch gleich die Telefonnummer des Kinderarztes zur Hand. Anklicken und sofort mit dem Smartphone anrufen. Schneller geht es nicht.
Pflaster kleben?
Sonnenmilch verwenden?
Welche Einwilligungen haben die Eltern erteilt?
Gruppenbuch auf Knopfdruck oder Zeitterminal
Gesundheitliche Einschränkungen in der Familie oder beim Kind?
Die App verrät es Ihnen.
Vorteile Eltern
Endlich modern und zuverlässig kommunizieren
Ihr Kind bekommt Fieber und kann Morgen nicht zur Kita? Dann melden Sie es einfach per App krank. Egal zu welcher Uhrzeit. Die Erzieherin ist informiert und Sie sparen sich die lästigen Anrufe am Morgen.
Und auch sonst wird ab jetzt alles viel einfacher:
Sehr hilfreich:
Detaillierte Übersicht Ihrer monatlichen Ausgaben
Ihre Einwilligungen, chronische Krankheiten, Dinge, auf die die Kita besonders achten muss: In der App ist alles verfügbar.
Kommunikation per Chat und E-Mail
Neuigkeiten auf der Pinwand
Gewissheit für alle:
Wer ist abholberechtigt, notfallberechtigt, der behandelnde Arzt?
Alles drin
Vertragserstellung
- Anmeldung auf Wunsch online über Ihre Homepage
- Textvorlagen für automatisch zu versendende E-Mails (Antrag angenommen/abgelehnt)
- Unterschriftsreifes Vertrags-pdf: digitale Unterschrift oder Ausdruck
Abrechnung
- Kita-Gebühren
- Essensgeld
- sonstige Gebühren
- Einbindung von Trägern oder sozialen Einrichtungen
- Sepa-Lastschriftmandat
Dienstpläne/ Zeiterfassung
- einfache Personalplanung
- Anwesenheit/Arbeitszeit auf einen Blick
- Nachweispflicht Träger
- Arbeitszeitberechnung auf Gruppenbasis und Qualifikation
Kommunikation
- Chat
- Pinwand
Digitales Gruppenbuch
- Kommen/Gehen einfach dokumentiert
Dokumentation
einmalige Erfassung von
- Eltern und Kinder (inkl. Gesundheitsdaten)
- Bezugspersonen (Abholberechtigte, Notfallberechtigte, Ärzte)
- Abrechnungsmodi Kita-Gebühren (Eltern, Träger, soziale Einrichtungen)
- Abrechnungsmodelle Essensgeld in allen denkbaren Konstellationen
- Sepa-Lastschrift
- Dokumentation Entwicklungsfortschritt
Liste aller Features
- Auf Wunsch Einbinden des Anmeldeformulars auf der Kita-Homepage
- Vorbereitete E-Mail-Textbausteine: Antrag angenommen, abgelehnt, Warteliste
- Änderung der Anmeldung durch die Eltern nur möglich bis zum Status „Warteliste“
- Vertragsabschluss online (wahlweise digitale Signatur / Ausdruck und Upload nach Unterschrift)
- Angaben zum Kind / den Kindern
- Erfassung Betreuungstyp Krippe / Kita / etc. mit automatischer Berücksichtigung der unterschiedlichen Gebühren
- Anlegen der Eltern: alle denkbaren Patchwork-Konstellationen
- Anlegen weiterer Erwachsener (Abholberechtigte, Notfallberechtigte, Ärzt*innen)
- Hinterlegung Erwachsene (Abholberechtigte) mit Foto/Personalausweis
- Relevante Erkrankungen des Kindes / Familienangehöriger
- Allergien in der Familie
- Großeltern im Umkreis?
- Erlaubnisse (Pflaster kleben, Sonnenmilch, etc.)
- Telefon-Nummern zur direkten Kontaktaufnahme aus der App
- Neue Wohnadresse im Vorfeld erfassen, Wirksamkeit zum Stichtag
- Rollensystematik: Erzieher*in kann auch Elternteil sein
- Rechtesystematik: Verwaltung, Erzieher*innen, Eltern: jeder sieht nur die für die jeweilige Person relevanten Daten
- Einrichten eines individuellen Ordnersystems
- Hochladen/Ablegen beliebiger Dokumente
- Übersicht der Kita-Belegung zu Stichtagen in der Vergangenheit und Zukunft
- Voreinstellung Erinnerungsdatum für relevante Themen (z.B. Erinnerung Masernimpfung)
- Bereits Vorbereitete E-Mails für Standardinfos: Erinnerung Masernimpfung / Vertragsangelegenheiten
- Ausdruck von Listen
- Übersicht aller Kita-Gruppen
- Ansicht der für die Erzieher*innen relevanten Gruppen
- An-/Abwesenheit der Kinder durch farbiges Ampelsystem auf einen Blick
- Ansicht einzelner Familien der Kinder in der Gruppe
- Eltern / Ärzt*innen im Notfall aus der App heraus sofort anrufen
- Überblick der durch die Eltern erteilten Erlaubnisse (Pflaster kleben,…)
- An-/Abwesenheit der Kinder wahlweise per App oder per Tablet als moderne „Stechuhr“
- Anwesenheit minutengenau dokumentiert.
- Kommunikation über verschiedene Kanäle: Chat/E-Mail/Pinwand
- Hinweis über neuen Chat und Pinwand-Einträge per Push-Notification
- Chat zwischen Eltern und verantwortlicher Erzieherin sowie Erzieher*innen untereinander
- E-Mail: Vorbereitete Textbausteine für Standardthemen z.B. Nachweis Masernimpfung
- E-Mail: Nachrichtenversand gleichzeitig per Mail und/oder Chat einfach wählbar
- E-Mail: Nachrichtenversand an einfach einzukreisende Zielgruppe mit wenigen Klicks
- Pinwand: zielgenauer Eintrag: Auswahl der relevanten Empfänger, Einrichtung, Gruppe
- Pinwand: Ablaufdatum: Gültigkeit der Nachricht eingrenzen
- Pinwand: Eintrag verschwindet nach Ablaufdatum automatisch
- Kommunikation über verschiedene Kanäle: Chat/E-Mail/Pinwand
- Hinweis über neuen Chat und Pinwand-Einträge per Push-Notification
- Chat zwischen Eltern und verantwortlicher Erzieherin sowie Erzieher*innen untereinander
- E-Mail: Vorbereitete Textbausteine für Standardthemen z.B. Nachweis Masernimpfung
- E-Mail: Nachrichtenversand gleichzeitig per Mail und/oder Chat einfach wählbar
- E-Mail: Nachrichtenversand an einfach einzukreisende Zielgruppe mit wenigen Klicks
- Pinwand: zielgenauer Eintrag: Auswahl der relevanten Empfänger, Einrichtung, Gruppe
- Pinwand: Ablaufdatum: Gültigkeit der Nachricht eingrenzen
- Pinwand: Eintrag verschwindet nach Ablaufdatum automatisch
- In allen Belangen DSGVO-konform.
- Server in Deutschland.
- Alle Daten liegen auf dem Server, keine Daten verbleiben auf den Endgeräten (wichtig bei Verlust oder Diebstahl)
- Export der Daten auf einen zweiten Server und tägliches Backup
- Sicher: Geprüfte Sicherheit der Smart4Kita-App
- Abrechnung aller Kita-Gebühren aus der App an unterschiedlichste Rechnungsempfänger, z.B. Sozialverbände, Jugendamt, Eltern, Großeltern, etc.
- Verwaltung unterschiedlicher Beitragstypen
- Berücksichtigung etwaiger Zuschüsse
- Abrechnung aller denkbaren Gebühren (Kita-Gebühren, Essensgeld, Kopiergeld, etc.)
- Bereitstellung der Sepa-Lastschriftmandate
- Einrichtung benötigter Schnittstellen
- Zeiterfassung des Kita-Personals wahlweise per App oder per Tablet als moderne „Stechuhr“
- Änderung der gebuchten Zeiten wahlweise über die Mitarbeiter*innen oder die Verwaltung
- Dienstplan zur wochenweisen Personalplanung für beliebig langen Zeitraum
- Dienstplan berücksichtigt Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen und Qualifikation
- Push-Notification an die Erzieher*innen bei Änderung Ihres persönlichen Dienstplans
- Personalplanungsübersicht auf einen Blick für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung
- Einfacher Nachweis auf Knopfdruck über die ordnungsgemäße Belegung der Kita-Gruppen an übergeordnete Institutionen (Stadt, Träger) zu jedem Zeitpunkt