Sie suchen eine Kita-App? Darauf sollten Sie achten.
Mit dieser Checkliste treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihre Kita.
In der Kita müssen Sie an 1000 Dinge denken und sicher haben Sie sich genug Eselsbrücken und Methoden angeeignet, mit denen Sie alles im Griff haben. Das kann funktionieren, aber dieses System ist kein verlässliches und es ist eine Frage der Zeit, bis es Ihnen zuviel wird. Es kostet Sie Überstunden und geht zu Lasten Ihrer Gesundheit.
Deswegen ist die Entscheidung für eine Kita-App nur vernünftig. Eine App entlastet Sie enorm. Digital unterstützt werden Sie viel entspanntere Arbeitstage erleben und trotzdem alles im Griff haben.
Aber wie und wofür entscheiden? Wir geben Ihnen ein paar Richtlinien an die Hand, die Sie bedenken sollten, wenn Sie sich für eine Lösung entscheiden.
Bevor wir auf die einzelnen Kriterien eingehen, zunächst die Punkte, die prinzipiell unerlässlich sind.
- Rechtliche Bestimmungen: Achten Sie auf die DSGVO.
- Überlegen Sie genau: Was brauchen nicht nur Sie persönlich, sondern was hilft der gesamten Kita, was der Verwaltung, was den Eltern?
- Denken Sie in die Zukunft. Achten Sie auf die Ausbaufähigkeit der gewählten App. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn sie klein starten wollen, aber sich Optionen auf weitere Funktionen offenhalten wollen.
Erste Wahl: Eine Plattform!
Hinter jeder modernen Kita-App liegt eine Plattform. Sie erst ermöglicht den riesigen Nutzen, den morderne Apps bieten. Sie ist die Datenzentrale, in der ALLE Daten einmalig liegen. Auf diese Zentrale wird von allen Anwender*innen zugegriffen. Also von den Eltern genauso wie von den Erzieher*innen und den Kolleg*innen aus der Verwaltung.
ALLES, was Sie bislang an unterschiedlichen Programmen in der Kita nutzen, liegt in dieser einen Plattform. Also sowohl die Vertragsdaten als auch das Gruppenbuch, die Abrechnung der Gebühren, die Daten der Familien, alles. Der Trick: Eine Rechtesystematik sorgt dafür, dass jede*r nur das sehen und bearbeiten darf, was der zugewiesenen Rolle entspricht: Die Eltern haben die eingeschränktesten Rechte (nur für ihre Kinder), die Verwaltung die weitreichendsten (Admin-)Rechte.
Das sollte Ihre Kita-App können:
1. Mobilität
Der grundsätzliche Charme von Apps ist die Mobilität. Die hat auch im Kita-Umfeld Vorteile. Konkret: Eltern können auch noch abends per App melden, dass ihr Kind Fieber hat und am nächsten Tag nicht in die Kita kommen wird.
Mobilität ist ein Vorteil, der auch in der Kita Gold wert ist. Auf Wandertagen, in Waldkitas oder überhaupt, wenn Ihre Gruppen nicht alle am gleichen Ort unterwegs sind, die Erzieher*innen aber dennoch auf alle Infos der App zugreifen können sollten (Kontaktdaten der Eltern und Ärzte, Gruppenbuch).
Arbeiten Sie in der Verwaltung? Stellen Sie sich vor, Sie müssen noch dringend eine Aufgabe im Kita-Programm erledigen, aber Ihr Kind wartet nach der Schule zuhause auf Sie. Ihre Kita-App sollte es Ihnen ermöglichen, auch von zuhause zu arbeiten und die Dinge zu erledigen, zu denen Sie in der Kita nicht mehr gekommen sind.
2. Statt X Programmen nur eins
Keine Softwarelösung beendet Ihre Zettelwirtschaft so sinnvoll wie eine Plattform. Weil Sie alles darin erfassen, was für die Betreuung eines Kindes essenziell ist. Vom ersten Krippentag bis zur Einschulung. Sie sparen sich nicht nur handschriftliche Notizen, sondern auch den Blick in verschiedene Programme.
Jegliche Information wird nur einmalig erfasst und steht trotzdem jedem authorisierten Aufgabenbereich zur Verfügung. Beispielsweise müssen Sie die Adressen für die Gebührenberechnung nicht in ein separates Rechnungssystem erfassen. Oder die Info über neue Abholberechtigte an die Kita-Gruppen kommunizieren. Dank Plattform wissen die schon Bescheid.
Top: Wenn die Datenerfassung nur ein einziges Mal notwendig ist, ersparen Sie sich das mühsame Übertragen in andere Programme und vermeiden Fehler.
3. Rechtlich auf der sicheren Seite
Entspricht die App den Vorgaben der DSGVO? Achten sie darauf, dass der Server in Deutschland steht.
Informieren Sie sich darüber, wie die Datensicherung funktioniert und wie schnell Daten im Zweifel wiederhergestellt werden können.
Was passiert, wenn ein Tablet verloren geht? Oder ein Smartphone, auf dem die App istalliert ist, gestohlen wurde? Erkundigen Sie sich bei dem Anbieter, wie die Kita-Daten in diesem Fall geschützt sind. Idealerweise sollen die Daten erst gar nicht auf den Geräten liegen, sondern immer nur auf dem Server. Dann gibt es auch für Diebe keinen Zugriff.
Ausführliche Sicherheitsanforderungen können Sie hier nachlesen.
4. Nur Internet, sonst nichts
Für eine Kita-App sollten Sie nur Internet-Zugang benötigen, sonst nichts. Kein IT-Fachpersonal für die Integration von Systemen noch eine ausgeklügelte IT-Infrastruktur.
Es sollte genügen, sich die App im Appstore / Playstore herunterzuladen und dann zu starten.
5. Prozesse verbessern
Wenn die neue Lösung nur ein digitales Abbild Ihrer Zettelwirtschaft ist, haben Sie nichts gewonnen. Die Prozesse sollten sich mit dem Einsatz einer App deutlich verbessern. Durchgängige Prozesse sind dazu ein Schlüssel. Es hilft Ihnen nicht, wenn Sie viele kleine Insellösungen einführen. Achten Sie darauf, dass Ihre neue App einfach und intuitiv zu bedienen ist und alle Abläufe in einer App rund um das Kind angeordnet sind:
- Anmeldung
- Vertragsabschluss
- Kommunikation Eltern und intern
- Pinwand
- Gruppenbuch
- Entwicklungsdokumentation
- Abrechnung
- Gebühren
- Abrechnung Essen
- Zeiterfassung
- Dienstplan
6. Werden Sie begehrter Arbeitgeber
Durchdachte Digitalisierung ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal Ihrer Einrichtung. Überlegen Sie mal: Sie sind auf der Suche nach einem neuen Job und haben die Wahl zwischen einer Kita mit Zettelwirtschaft oder einer mit App. Wofür werden Sie sich entscheiden? Gute Digitalisierung macht Sie interessant für Bewerber*innen.
Der 7. Tipp ist der wichtigste:
Machen Sie rechtzeitig Feierabend. Eine gut gewählte App unterstützt Sie dabei.